GESTIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: CASO DE ESTUDIO DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS ZONAL 4.
GESTIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: CASO DE ESTUDIO DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS ZONAL 4.
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Authors
CEDEÑO GÓMEZ, ASTRID
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Tutor
Co-Tutor
Publisher
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ
Campo Amplio
Campo Espec�fico
Num. P�ginas
Date
2017
Abstract
The management and digitalization of files is not simply a way of replacing physical document disorders, it is
a complete system that converts documents, knowledge and evidence of the company into digital
information. The present study aims to analyze the management and digitization of administrative files in the
Ministry of Transport and Public Works Zonal 4; being necessary to define in depth and with criterion the
exposed subject, where it is shown the importance of releasing to its employees of the slow and tedious
tasks that for many years was carried out with the management of physical documents. Digitizing all this
information improves the productivity and efficiency of document management processes. As a methodology, a descriptive study was applied, using the method of documentary analysis to investigate and
establish the bibliography that was used in the foundation of the research. As a result, it was possible to
answer the questions-problems that started this investigative process, concluding that in the Ministry of
Transport and Public Works Zonal 4, technical standards such as ISO 15489, the Technical Standard of the
Secretariat Administration (SNAP), Document Processing Handbook and the UNESCO Handbook, so that
the information established in a physical and digital way is organized in order to obtain reliable information.
The results obtained guided the design of a proposal for actions for the management and digitization of
administrative archives, allowing the deposit managers, the proper management of their documentary
collection.
Description
La gestión y digitalización de archivos no es simplemente una forma de sustituir los desórdenes de
documentos físicos, se trata de un completo sistema que convierte los documentos, conocimientos y
evidencias de la empresa en información digital. El presente estudio tiene como objetivo analizar la gestión
y digitalización de archivos administrativos en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas Zonal 4; siendo
necesario definir a profundidad y con criterio la temática expuesta, donde se muestra la importancia de
liberar a sus empleados de las tareas lentas y tediosas que por muchos años se llevó a efecto con la
gestión de documentos físicos. Al digitalizar toda esta información se mejora la productividad y la eficiencia
de procesos de gestión documental. Como metodología se aplicó un estudio descriptivo, empleando el
método de análisis documental para indagar y establecer la bibliografía que se utilizó en la fundamentación
de la investigación. Como resultado se pudo dar respuesta a las preguntas-problemas que dieron inicio a
este proceso investigativo, dando como conclusión que en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Zonal 4, se aplican normas técnicas como las ISO 15489, la Norma Técnica de la Secretaría
Administración Pública (SNAP), Manual de Procesamiento Documental y el Manual de la UNESCO, por lo
que se cuenta con la información establecida de forma física y digital de forma ordenada para la obtención
de información confiable. Los resultados obtenidos orientaron al diseño de una propuesta de acciones para
gestión y digitalización de archivos administrativos, que permitan a los encargados del depósito, el manejo
adecuado de su acervo documental
Keywords
GESTIÓN DE ARCHIVOS,
DIGITALIZACIÓN,
DOCUMENTOS,
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS