Análisis del fondo documental de las instituciones públicas: dirección provincial de Manabí del ministerio de transporte y obras públicas y GAD municipal de Portoviejo.
Análisis del fondo documental de las instituciones públicas: dirección provincial de Manabí del ministerio de transporte y obras públicas y GAD municipal de Portoviejo.
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Authors
RUÍZ VILLAMAR, JOSÉ EDUARDO
SOLÓRZANO SALVATIERRA, MERCEDES MARITZA
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Tutor
Co-Tutor
Publisher
Universidad Técnica de Manabí
Campo Amplio
Campo Espec�fico
Num. P�ginas
Date
2018
Abstract
Analyze the documentary collection of two public institutions of the city of
Portoviejo to examine the state of conservation, know preservation policies,
application of treatment techniques, use of access regulations and restriction of
archival documents, motivated the present investigation, considering the importance
of adequate documentary management in public administration. The selected
institutions were: the Provincial Directorate of Manabí of the Ministry of Transport
and Public Works and GAD (Decentralized Autonomous Government) Municipal of
Portoviejo. To achieve the proposed objectives, a quantitative research methodology
was used in the process of document analysis. To measure the variables, methods
were applied: descriptive, analytical, bibliographic, statistical. The data obtained as a
result of the analysis of the documentary background are presented in tables and
tables that demonstrate the physical conditions of the documents, the technical
documentary processing activities, the implementation of safeguarding plans, in the
same way during the investigation it was evidenced that in the GAD Municipal de
Portoviejo, since it does not have forecast plans for the conservation of its documents,
suffered the loss of a large part of its documentary fund due to the earthquake of April
16, 2016 that happened in the province of Manabí. As a result of this situation, the
institution was forced to implement documentary management policies that ensure
the safeguarding of documents, where systematization is a process that has gained
importance, considering that by digitizing the documentary collection and keeping a
copy of the documents, Preserves information The Provincial Directorate of Manabí
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of the Ministry of Transport and Public Works has also initiated a document
management process that allows it to technically organize its file documents to
facilitate access, search and retrieval of information efficiently. As a prospective it is
recommended for effective and efficient document management, it has personnel
specialized in information sciences and archivology to carry out the processes
inherent to the correct organization of the documentary collections, which will
significantly benefit the institutions in the correct application of standardized
processes and adequate management of the documentary collection, which is
ultimately the constancy of the administrative and management functions of public
and private entities.
Description
Analizar el fondo documental de dos instituciones públicas de la ciudad de Portoviejo
para examinar el estado de conservación, conocer políticas de preservación,
aplicación de técnicas de tratamiento, utilización de normativas de acceso y
restricción a los documentos de archivo, motivó la presente investigación,
considerando la importancia que tiene una adecuada gestión documental en la
administración pública. Las instituciones seleccionadas fueron: la Dirección
Provincial de Manabí del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y GAD
(Gobierno Autónomo Descentralizado) Municipal de Portoviejo. Para alcanzar los
objetivos propuestos se utilizó una metodología de investigación cuantitativa, en el
proceso de análisis documental. Para medir las variables se aplicó métodos:
descriptivos, analíticos, bibliográficos, estadísticos. Los datos obtenidos como
resultado del análisis del fondo documental se presentan en cuadros y tablas que
demuestran las condiciones físicas de los documentos, las actividades de
procesamiento técnico documental, la implementación de planes de salvaguarda, de
igual manera durante la investigación se evidenció que en el GAD Municipal de
Portoviejo al no contar con planes de previsión para la conservación de sus
documentos, sufrió la pérdida de gran parte su fondo documental por efecto del
terremoto del 16 de abril de 2016 que sucedió en la provincia de Manabí. A raíz de
esta situación la institución se vio precisada a implementar políticas de gestión
documental que aseguren la salvaguarda de los documentos, donde la sistematización
es un proceso que ha cobrado importancia, considerando que al digitalizar el fondo
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documental y mantener copia de los documentos, se preserva la información. La
Dirección Provincial de Manabí del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
también ha iniciado un proceso de gestión documental que le permita organizar de
manera técnica sus documentos de archivos para facilitar el acceso, la búsqueda y
recuperación de información de manera eficiente. Como prospectiva se recomienda
para una gestión documental eficaz y eficiente contar con personal especializado en
ciencias de la información y archivología para llevar a cabo los procesos inherentes
a la correcta organización de los fondos documentales, lo que beneficiará de manera
significativa a las instituciones en la correcta aplicación de procesos estandarizados
y manejo adecuado del acervo documental, que es en definitiva la constancia de las
acciones administrativas y de gestión de la entidades públicas y privadas.
Keywords
FONDO DOCUMENTAL,
POLÍTICAS DE ARCHIVO,
ANÁLISIS DE DOCUMENTOS,
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN,
GESTIÓN DOCUMENTAL